Как проводить онбординг ИТ специалистов на удаленке
Переход к удаленной работе стал нормой для многих компаний, а в особенности в IT-сфере в Беларуси. В условиях удаленной работы важно обеспечить эффективный онбординг специалистов для формирования продуктивной рабочей среды. Удаленная работа предоставляет уникальные возможности, однако требует специального подхода к адаптации новых сотрудников.
Какие стратегии, инструменты и методы использовать для обеспечения полноценной адаптации при удаленной работе? Какие методы применять, чтобы новый сотрудник мог быстро и успешно вливаться в коллектив и начинать работу? От решения этих задач зависит не только его индивидуальная производительность, но и успех всей команды.
Что такое онбординг и почему он важен
Онбординг можно охарактеризовать, как адаптацию персонала, введение в курс рабочих задач, знакомство со структурой компании, коллегами и руководством, настройка корпоративных доступов, сопровождение в течение срока испытания, кураторство, наставничество. Онбординг важен для успешного вхождения сотрудника в команду, понимания им проекта, собственных задач и правил общения с коллегами.
Отсутствие корпоративной стратегии онбординга и сотрудников-«проводников» в мир новой компании приводит к снижению энтузиазма и эффективности специалистов, особенно на удаленке. Может случиться что новый сотрудник как будто получил удаленную работу мечты, но остался один на один с компьютером и списком задач, без понимания — к кому, как и когда обратиться и без знакомства с остальной командой, видевший онлайн только рекрутера и эйчара. В такой ситуации энтузиазм сотрудника быстро тает и он обычно меняет место работы или перестает выполнять задачи. Тем самым тормозится проект, нарушаются сроки, заказчики и руководство недовольны, репутация компании страдает. Это конечно, крайности, но нужно понимать важность онбординга новых сотрудников для успешной работы над проектами и выполнения задач компании.
В чем разница между онбордингом в офисе и на удаленке
Сначала про общее: и на удаленке и в офисе цели онбординга одинаковы. В каждом случае компании нужно убедиться, что сотрудник понимает ключевые правила компании, интегрируется в команду и знает свои обязанности. Тем не менее, онбординг удаленного сотрудника представляет собой отдельную проблему, связанную с взаимодействием и социализацией.
Проблемы технического характера
В офисе в случае проблем с техникой можно сходить на этаж к админам. О том, куда сходить, можно спросить у коллеги, который работает за соседним столом.
В случае удаленки графики работы разных сотрудников могут отличаться, новый специалист при отсутствии технической информации будет в случае неполадок нервничать, могут страдать сроки работы над проектом.
Важно не только обеспечить сотрудников доступами и оборудованием, но и сделать это до начала выполнения им рабочих задач по графику. Если что-то пойдет не так, будет время разобраться с неполадками до того, как пойдет отсчет времени выполнения задачи.
Вопросы коммуникации
В офисах скрам-мастера, менеджеры решают проблему социальной адаптации нового сотрудника в коллективе, знакомя его с коллегами, поощряя разговоры на кофе-брейках, других рабочих мероприятиях.
В условиях удаленки нужна другая стратегия. Нужно продумать и создать онлайн-каналы для взаимодействия нового сотрудника с коллегами, организовать возможность видеозвонков и обмена документами в групповых чатах, настроить неформальные чаты для общения один на один.
Вопросы комплаенса
Внедрение корпоративного комплаенса (соблюдения правил) при работе в офисе достаточно отработано: сотрудников знакомят с корпоративными политиками. В отношении ИТ-специалистов речь идет обычно о выполнении требований к информационной безопасности, следования ценностям компании и правилам общения с коллегами, руководителями, с заказчиками, госструктурами.
В условиях удаленки намного сложнее контролировать выполнение сотрудниками комплаенс-требований. Для знакомства с ценностями компании обычно разрабатывают онлайн-справочники, видеокурсы. Форма подачи должна позволять усвоить новым свободолюбивым сотрудникам основные правила компании. Периодически проводят видеосозвоны для обсуждения в формате беседы комплаенс-вопросов.
Вопросы социального характера
При работе в офисе такие вопросы решаются проще, так как сотрудник обращается к коллегам, руководителю, которых знает лично.
При удаленной работе нужно продумать схему онлайн-взаимодействия нового сотрудника по социальным вопросам, информировать его о том, к кому и как он может обратиться, в каком виде и как быстро он получит обратную связь. В случае онбординга удаленных ИТ-сотрудников из разных стран нужно постараться побольше узнать о различиях в традициях и законодательстве не только от сотрудника, но и от независимого эксперта.
Знакомство с командой
В офисе новичка обычно представляют команде, далее он начинает выполнять свои задачи с наставником или без, ведет разговоры на кофе-паузах и узнает больше о распределении ролей в команде, о личностях коллег.
В условиях удаленки организуют знакомство новичка с командой на видеосозвоне. Часть встречи отводят под неформальное общение, где каждый сотрудник рассказывает о себе то, что считает возможным, о своей роли в команде и то же самое предлагается сделать новичку.
Вопросы оформления документов
В офисе в первый день работы новичок подписывает все документы, связанные с его приемом на работу, комплаенсом.
На удаленке новичку придется приезжать в офис самому или компании придется организовать передачу физических документов для подписания. Для того, чтобы нужные документы сотрудник мог не только увидеть, прочитать и забыть, организуют размещение документов в конфлюенс. Нужно, чтобы сотрудник мог при необходимости найти документ, который он недолго видел на бумаге и прочитать.
Чек-лист по онбордингу
Рекомендуем проверить свою систему онбординга удаленных ИТ-сотрудников по чек-листу.
1.Создайте 90-дневную дорожную карту адаптации сотрудников.
В большинстве случаев уходы сотрудников приходятся на первые 90 дней работы. Поэтому 90 дней адаптации сотрудника совпадают с максимальным испытательным сроком по законодательству.
Начните с разработки 90-дневного плана, в котором определены цели, этапы и ключевые шаги, которые необходимо выполнить в процессе адаптации к удаленной работе. Конечно, можно быть гибкими: сократить или продлить сроки в зависимости от конкретной роли. План адаптации может быть структурирован следующим образом:
- Неделя 1: ориентация, знакомство с компанией и начальное обучение.
- Недели 2-4: углубленное обучение, виртуальное обучение и постановка целей.
- Недели 5-8: участие в обучении по всей компании, регулярные проверки и обсуждение обратной связи о продуктивности.
- Недели 9-12: повышение автономии, активное участие в командных проектах и обсуждение карьерного роста.
2. Отправьте предварительный пакет ресурсов или «приветственный набор».
Приветственный пакет — это набор материалов, который содержит полезную информацию и ресурсы для нового члена команды. Он может быть предоставлен как в печатной, физической, так и в цифровой форме в зависимости от содержания. Важно, чтобы сотрудник получил его до первого рабочего дня, чтобы у него было достаточно времени ознакомиться с материалом и решить все возникающие вопросы.
В «приветственный набор» рекомендуем включить:
- Приветственное письмо от руководства.
- Буклет или презентацию о миссии компании, ее истории, ценностях и структуре.
- Руководство для сотрудников с описанием внутренних процессов компании, политики, контакты по разным вопросам.
- Информацию о доступах.
- Физическими подарками могут быть брендированные аксессуары.
3. Объясните каналы связи
Поясните сотруднику в приветственном пакете или отдельно о способах коммуникации, которые используют в компании. Познакомьте его с каналами общения, принятыми в компании для разных целей, поясните, как ими пользоваться.
4. Спланируйте свой первый день
В ваш первый день с новым сотрудником поясните, что он должен делать, что и где смотреть, читать, с кем, в каком мессенджере и во сколько общаться, что обсуждать. Хорошей идеей будет организовать видеозвонок в удобное для сотрудника время, чтобы убедиться, что он ориентируется и напомнить, что он не один. Во время созвона обозначьте сотруднику его работу на день.
5. Устройте виртуальную встречу «познакомимся»
Через несколько дней после начала работы сотрудник уже понимает, что находится среди коллег, хотя и удаленно. В это время лучше организовать онлайн-собрание команды, чтобы каждый мог представиться, рассказать о себе и своих задачах на проекте и в компании, и то же самое мог сделать новый сотрудник. Членов команды нужно попросить создать поддерживающую атмосферу.
6. Проводите обучающие занятия
В первые дни в новой компании любому сотруднику нужна информационная помощь. Актуальные для роли сотрудника тренинги и обучения помогут ему лучше понять продукты и услуги компании. Это может быть двухчасовой тренинг или обучение на несколько дней: все зависит от роли сотрудника и погруженности в задачи. Можно даже формально оценивать прохождение сотрудником обучений.
7. Проводите регулярные проверки
Следование сотрудником руководству по адаптации нужно регулярно проверять. Просите сотрудника периодически заполнять онлайн-анкеты для анализа его адаптации и планирования индивидуального развития его в компании, выделяйте на каждой встрече время для получения от сотрудника отзывов о его опыте в новой для него компании.
Сбор обратной связи от сотрудника все 90 дней по плану поможет в последующей работе с этим и с другими сотрудниками. Полезным будет сбор обратной связи от непосредственного руководителя сотрудника.
Как понять, что онбординг прошел на удаленке успешно?
Может случиться так, что новый сотрудник ищет новую работу, хотя его руководитель считает, что онбординг прошел успешно. Чтобы так не происходило, успешность онбординга нужно оценивать до окончания программы адаптации на регулярных видеовстречах.
Можно также продумать метрики, по которым оценивать успешность онбординга удаленного специалиста. Метрики могут быть финансовыми и «человеческими». Финансовые помогают подсчитать затраты на адаптацию сотрудника, а человеческие — оценить как быстро сотрудник вышел на эффективную работу, насколько он удовлетворен адаптацией.
Performance review
PR (обзор производительности) — это последний этап онбординга. На такой видеовстрече новый сотрудник, наставник и руководитель обсуждают, как пройдена «дорожная карта» сотрудником за прошедшие три месяца. Происходит обмен обратной связью.
До такой встречи сотруднику можно отправить анкету, по которой он оценивает свою адаптацию в компании. Данные анкеты помогут оценить качество процесса онбординга в компании, увидеть точки роста и моменты, которые можно изменить.
Есть множество идей для того, чтобы сделать процесс удаленного онбординга ИТ-специалистов успешным и полезным для компании и для специалистов. Рекомендуем знакомиться с кейсами крупных компаний, улучшать свой опыт на основании обратной связи от новых сотрудников. Самое главное в онбординге удаленного ИТ-сотрудника — поддерживать с ним контакт и получать обратную связь. В контактах и обратной связи должна быть системность. Нужно определить цели, которые должны быть достигнуты каждым запланированным созвоном, и сверять эти цели с дорожной картой адаптации.
Мы здесь, чтобы помочь
Если вы свяжетесь с нами по электронной почте, мы гарантируем, что вы получите ответ от нас в течение 2 (двух) часов в любой рабочий день и в течение 6 (шести) часов в любой другой день (праздничные дни и т. д.).