Руководство по системам управления персоналом
В сегодняшней корпоративной среде отделы кадровых ресурсов (HR) сталкиваются с многочисленными проблемами, от подбора и адаптации до расчета заработной платы и управления сотрудниками. В связи с изменением характера рабочей силы и растущей важностью опыта сотрудников отделам управления персоналом необходимы системы, позволяющие им эффективно управлять этими задачами. Именно здесь вступает в действие система управления персоналом (HRMS). Эти программные решения оптимизируют процессы управления персоналом за счет автоматизации административных задач, улучшения коммуникации и обеспечения того, чтобы HR-отделы уделяли больше внимания стратегическим аспектам управления человеческим капиталом, а не увязали в бумажной работе.
Система управления персоналом является важным инструментом для крупных и малых предприятий, помогая им управлять данными о сотрудниках, оптимизировать процессы и повышать общую производительность. Независимо от того, идет ли речь о привлечении талантливых специалистов или обеспечении соблюдения трудового законодательства, надежное программное обеспечение для системы управления персоналом может кардинально изменить ситуацию. В этой статье мы рассмотрим, что такое система управления персоналом, ее особенности, принцип работы и основные преимущества, которые она дает предприятиям всех размеров.
Что такое система управления человеческими ресурсами?
Система управления персоналом (HRMS) — это программное решение, которое помогает организациям автоматизировать свои кадровые процессы и управлять ими от найма до выхода на пенсию. Система предназначена для оптимизации таких операций, как подбор персонала, управление заработной платой, учет сотрудников и выплата пособий. По сути, система управления персоналом объединяет различные функции управления персоналом (HR) в единую платформу, облегчая HR-командам управление данными сотрудников и оптимизацию рабочих процессов.
Программное обеспечение системы управления персоналом поддерживает множество функций управления персоналом, таких как подбор персонала, обучение, отслеживание эффективности работы сотрудников и соблюдение трудового законодательства. Программное обеспечение HRMS — это больше, чем просто инструмент для расчета заработной платы — оно объединяет другие важные аспекты управления персоналом, гарантируя, что HR-команды смогут эффективно управлять жизненными циклами сотрудников. Начиная с обработки заявлений о приеме на работу и заканчивая рассмотрением жалоб сотрудников, система играет важную роль в обеспечении надежного выполнения кадровых задач.
Для предприятий, особенно малых, простая система управления персоналом может стать ценным активом. Она позволяет автоматизировать трудоемкие задачи, позволяя персоналу сосредоточиться на стратегических инициативах, таких как вовлечение сотрудников и организационное развитие.
Какими функциями должна обладать система управления персоналом?
Лучшая система управления персоналом должна включать в себя широкий спектр функций, которые поддерживают эффективное управление сотрудниками на протяжении всего их трудового цикла. Ниже приведены некоторые важные функции, которые должна предлагать каждая система управления персоналом:
1. Сбор и хранение данных
Система управления персоналом должна собирать и хранить все необходимые данные о сотрудниках. Это включает личную информацию, должностные обязанности, показатели эффективности и многое другое. Система должна действовать как централизованная система управления кадровыми данными, обеспечивая легкий доступ ко всем данным и их безопасность. Специалисты по управлению персоналом должны иметь возможность получать любую информацию о сотрудниках по запросу, будь то для анализа эффективности работы или аудита соответствия требованиям.
2. Поддержка основных функций управления персоналом
Надежная система управления персоналом должна поддерживать все важнейшие функции управления персоналом, от найма до увольнения сотрудников. Например, управление начислением заработной платы, выплатами пособий и соблюдением требований законодательства. Система должна быть способна обрабатывать несколько процессов управления персоналом одновременно, таких как набор персонала, адаптация к работе, управление документооборотом и оценка эффективности. Система управления персоналом помогает поддерживать эффективность и точность этих процессов.
3. Взаимодействие сотрудников
В современную цифровую эпоху доступ сотрудников к интернету имеет важное значение. Система управления персоналом должна предлагать функции, позволяющие сотрудникам беспрепятственно взаимодействовать с системой. Такая система может включать портал самообслуживания, позволяющий сотрудникам обновлять свои личные данные, отправлять запросы на отпуск или отслеживать результаты своей работы. Связывая сотрудников с отделом кадров в режиме реального времени, система способствует коммуникации и обеспечивает оперативное решение проблем.
4. Автоматизация ручных операций
Автоматизация — важнейшая функция любой современной системы управления персоналом. Автоматизация таких задач, как расчет заработной платы, оформление заявок на отпуск и служебная аттестация, помогает отделам по работе с персоналом сократить административные расходы. Например, система управления временем персонала автоматически отслеживает посещаемость, а системы расчета заработной платы обеспечивают точную и своевременную оплату труда сотрудников. Это не только повышает эффективность, но и снижает вероятность человеческой ошибки.
5. Адаптивность
Система управления персоналом должна быть адаптирована к меняющимся потребностям организации. По мере роста бизнеса меняются и потребности в персонале. Система должна быть масштабируемой, легко адаптируемой к новым пользователям, отделам или даже местоположениям. Кроме того, она должна быть достаточно гибкой, чтобы адаптироваться к новым нормативным актам или политике компании.
6. Интеграция с другими бизнес-системами
Мощная система управления персоналом будет интегрирована с другими бизнес-системами, такими как финансовое программное обеспечение или инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это гарантирует бесперебойную передачу кадровых данных по всей организации, предоставляя информацию о производительности сотрудников, расходах на заработную плату и других важных показателях в режиме реального времени. Интеграция также может упростить сотрудничество между отделом кадров и другими подразделениями, способствуя более эффективному принятию решений.
Эффективный документооборот — важнейшая функция любой системы управления кадровым документооборотом. От трудовых договоров до отчетов об эффективности работы и налоговых документов система управления персоналом должна выступать в качестве центрального хранилища всех кадровых документов. Хорошо организованная система документооборота в отделе кадров обеспечивает соблюдение трудового законодательства и сокращает время, затрачиваемое на поиск необходимых документов.
Как работает система управления персоналом?
Система управления персоналом работает за счет автоматизации различных процессов управления персоналом, что делает их более эффективными и безошибочными. Она действует как централизованная база данных, которая позволяет специалистам по персоналу легко управлять информацией о сотрудниках и кадровыми задачами. Система часто включает в себя модули для подбора персонала, расчета заработной платы, управления производительностью и соблюдения нормативных требований. Давайте разберем, как работает типичная служба управления персоналом:
- Сбор информации о сотрудниках
При приеме на работу в систему вводится информация о сотрудниках, такая как их личные данные, должность, зарплата и дата начала работы. Система управления персоналом отслеживает эти данные на протяжении всего жизненного цикла сотрудника, включая продвижение по службе, повышение заработной платы и оценку эффективности. Это позволяет специалистам по персоналу легко получать доступ к любой информации, необходимой на любом этапе трудоустройства.
- Автоматизация административных задач
Как только информация будет сохранена, система управления персоналом автоматизирует такие задачи, как отслеживание рабочего времени и посещаемости, расчет заработной платы и выплата пособий. Например, системы управления персоналом могут автоматически регистрировать рабочее время, рассчитывать сверхурочные и управлять оставшимися отпусками, сводя к минимуму мануальное вмешательство.
- Порталы самообслуживания сотрудников
Современная система управления персоналом часто включает порталы самообслуживания, которые позволяют сотрудникам самостоятельно входить в систему и управлять своими задачами, связанными с управлением персоналом. Сотрудники могут запрашивать отпуск, просматривать платежные ведомости и обновлять свои личные данные без необходимости ручного вмешательства отдела кадров. Это упрощает взаимодействие между сотрудниками и отделом кадров и позволяет сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на других задачах.
- Аналитика и отчетность
Система управления кадровым делопроизводством часто включает в себя функции, которые позволяют кадровым службам создавать отчеты о результатах работы сотрудников, данных о заработной плате и соблюдении требований. Система дает ценную информацию о таких тенденциях, как текучесть кадров, помогая компаниям принимать решения, основанные на данных.
В чем преимущества системы управления персоналом?
Инвестирование в систему управления персоналом дает множество преимуществ компаниям любого размера. Вот некоторые из ключевых преимуществ:
1. Повышение эффективности
Одним из основных преимуществ системы управления персоналом является то, что она автоматизирует административные задачи, требующие много времени. Такие процессы, как начисление заработной платы, отслеживание посещаемости и выплата пособий, могут быть выполнены с минимальным личным вмешательством, что позволяет HR сосредоточиться на стратегии.
2. Повышение соответствия требованиям
С помощью системы управления персоналом предприятия могут обеспечить соблюдение требований локального, национального и международного трудового законодательства. Система хранит всю необходимую документацию, такую как налоговые формы и трудовые договоры, в одном месте, что упрощает поиск в случае необходимости. Грамотно организованная документация системы управления персоналом гарантирует соблюдение всех процессов трудового законодательства, что позволяет избежать штрафных санкций и юридических проблем.
3. Более эффективное принятие решений
Система управления персоналом предоставляет данные в режиме реального времени. Отслеживая такие показатели, как текучесть кадров, невыход на работу и эффективность, компании могут выявлять тенденции и устранять проблемы до их обострения. Информация, полученная из этих отчетов, может привести к разработке более эффективных стратегий управления персоналом.
4. Повышение вовлеченности сотрудников
Когда у сотрудников есть доступ к порталу самообслуживания, они чувствуют себя более уверенными и вовлеченными. Они могут самостоятельно решать задачи, связанные с управлением персоналом, обновлением личных данных, просмотром платежных квитанций и запросов отгулов. Таким образом, взаимодействию между сотрудниками и отделом кадров улучшается и уменьшается количество недоразумений.
5. Экономия средств
Для малого бизнеса простая система управления персоналом может снизить операционные расходы за счет автоматизации процессов, которые в противном случае потребовали бы привлечения нескольких сотрудников или сторонних поставщиков. Например, автоматизация расчета заработной платы может устранить необходимость в дорогостоящих услугах по расчету заработной платы, а инструменты обеспечения соблюдения требований законодательства снижают риск получения дорогостоящих штрафов и пени.
Какие кадровые процессы охватывают системы управления персоналом?
Комплексная система управления персоналом должна охватывать широкий спектр процессов управления персоналом, чтобы обеспечить бесперебойную работу в организации. Ниже приведены некоторые из ключевых процессов управления персоналом, которыми обычно управляет служба управления персоналом:
1. Подбор персонала
Система управления персоналом позволяет эффективно управлять процессом подбора персонала, начиная с размещения вакансий и заканчивая их адаптацией. Система позволяет кадровым службам создавать списки вакансий, отслеживать заявки, планировать собеседования и управлять предложениями. Это гарантирует, что нужные таланты будут набраны эффективно и быстро.
2. Адаптация сотрудников
Как только сотрудник принят на работу, отдел управления персоналом может управлять процессом адаптации, отслеживая все необходимые документы и контролируя обучение и готовность нового сотрудника для выполнения своих обязанностей. Система также может обрабатывать документацию о соответствии требованиям, что облегчает кадровым службам задачу обеспечения соблюдения всех требований законодательства.
3. Учет рабочего времени
Система управления персоналом позволяет предприятиям точно отслеживать часы работы сотрудников. Система может регистрировать обычное рабочее время, сверхурочные и отпуска, предоставляя исчерпывающие данные для отслеживания рабочего времени, которые обеспечивают точный расчет заработной платы.
4. Обучение и повышение квалификации
Система управления персоналом помогает управлять программами обучения сотрудников. Она отслеживает пройденные курсы, предстоящие тренинги и сертификаты сотрудников. Это гарантирует, что персонал остается квалифицированным и соответствует отраслевым стандартам.
5. Управление документами
Система управления кадровым документооборотом хранит все записи о сотрудниках и документацию в одном месте. В том числе: контракты, налоговые формы и отчеты о результатах деятельности. Система гарантирует, что документы упорядочены, доступны и соответствуют требованиям по защите данных.
6. Начисление заработной платы
Интегрированная система расчета заработной платы обеспечивает точную и своевременную оплату труда сотрудников. Она автоматизирует расчет заработной платы, налоговые вычеты и администрирование льгот, снижая вероятность ошибок.
7. Соблюдение требований в области управления персоналом
Система отслеживает все необходимые показатели соблюдения требований, гарантируя соблюдение компанией трудового законодательства и других нормативных актов. Система гарантирует соблюдение предприятиями всех требований — от заключения трудовых договоров с сотрудниками до соблюдения правил техники безопасности на рабочем месте.
8. Управление расходами
Служба управления персоналом также может управлять расходами сотрудников, отслеживая возмещение командировочных и других расходов, связанных с бизнесом. Это помогает упростить процесс и гарантирует своевременное возмещение расходов сотрудникам.
Вывод
Таким образом, система управления персоналом является незаменимым инструментом для организаций любого размера. Автоматизируя административные задачи, улучшая взаимодействие сотрудников и обеспечивая соответствие требованиям, система управления персоналом помогает HR-командам сосредоточиться на стратегических инициативах, которые стимулируют рост и улучшают качество работы сотрудников. Независимо от того, являетесь ли вы малым предприятием или крупной корпорацией, инвестирование в лучшую систему управления персоналом улучшит вашу кадровую деятельность и внесет вклад в общий успех бизнеса.
Если вы ищете надежного партнера для управления и поиска сотрудников, особенно в Беларуси, наша команда может помочь в поиске талантливых специалистов и внедрении подходящих систем управления персоналом, адаптированных к потребностям вашего бизнеса.
Мы здесь, чтобы помочь
Если вы свяжетесь с нами по электронной почте, мы гарантируем, что вы получите ответ от нас в течение 2 (двух) часов в любой рабочий день и в течение 6 (шести) часов в любой другой день (праздничные дни и т. д.).