Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности, полномочия, ожидаемые результаты работы сотрудника на конкретной должности. Это один из документов, в соответствии с которыми сотрудник выполняет свои трудовые обязанности. С помощью должностной инструкции работодатель структурирует рабочие процессы и обеспечивает эффективное выполнение задач бизнеса. Важно, чтобы должностная инструкция была четко составлена и понятна для сотрудников, чтобы они могли ясно представлять свои обязанности и ответственность. Должностная инструкция является важным элементом успешного управления персоналом, который помогает в создании эффективной и продуктивной организации.
Должностная инструкция — что это за документ?
Должностная инструкция — это внутренний (локальный) документ компании. Разрабатывают должностные инструкции для персонала, который нанимают на должности специалистов и руководителей. Для рабочего персонала не требуются должностные инструкции.
Разработка и утверждение
Обычно разрабатывает должностную инструкцию руководитель подразделения, в которое нанимается сотрудник.
Согласовывает должностную инструкцию сотрудник компании, ответственный за оформление персонала, а утверждает руководитель компании. Так обеспечивается соответствие должностной инструкции нуждам компании и требованиям к определенным должностям, которые прописаны в Едином квалификационном справочнике должностей служащих.
Какую информацию включают в должностную инструкцию
Должностная инструкция определяет:
- Обязанности сотрудника — его трудовые функции.
- Задачи, выполняемые сотрудником.
- Права и обязанности, связанные с конкретной должностью.
- Рабочий график сотрудника.
Зачем нужна должностная инструкция
Для работодателя должностная инструкция является важным инструментом управления персоналом по следующим причинам:
1. Устанавливает ожидания работодателя от сотрудников
Должностная инструкция помогает определить, что именно от сотрудника ожидается на данной должности. Это предотвращает недопонимания и конфликты, так как сотрудник знает, какие задачи ему нужно выполнять.
2. Регулирует рабочие процессы
Должностные инструкции помогают упорядочить и стандартизировать рабочие процессы. Это способствует повышению эффективности и качества работы персонала.
3. Способствует оценке и контролю за персоналом
Должностная инструкция служит основой для оценки производительности сотрудника. Работодатель может использовать ее для контроля выполнения задач и назначения поощрений или взысканий в зависимости от результатов.
4. Способствует профессиональному развитию сотрудников
Перечисленные в должностной инструкции обязанности и требования помогают определить области, в которых сотрудник может совершенствоваться, и дают основу для профессионального обучения и развития.
Варианты оформления должностной инструкции
Должностная инструкция может представлять собой отдельный документ или часть трудового договора — приложение. Особенности должностной инструкции в каждом из этих случаев:
Отдельный документ
Когда должностная инструкция принята в виде отдельного документа, она действует в отношении всех сотрудников компании, которые работают на должностях с одинаковым названием. Изменения в такую должностную инструкцию наниматель может внести в одностороннем порядке. Когда изменения связаны с трудовыми функциями сотрудников, например, с дополнением должностной инструкции функциями, не свойственными для определенной должности, нужно предупредить сотрудников за 1 месяц об изменении существенных условий труда. Сотрудники, которые не желают продолжать работу с измененными трудовыми функциями, могут уволиться, не дожидаясь срока окончания трудового договора.
Когда трудовые функции в должностной инструкции просто уточняют в рамках обязанностей, свойственных определенной должности, то существенные условия труда не меняются. В этом случае не нужно предупреждать сотрудника об изменении существенных условий труда.
Приложение к трудовому договору
Когда должностная инструкция представляет собой часть трудового договора, ее нельзя изменить без согласия сотрудника.
Минимальные требования к разделам должностной инструкции
Основное минимальное содержание должностной инструкции включает следующие 5 разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Взаимоотношения (связи по должности).
5. Оценка работы и ответственность.
Содержание должностной инструкции можно расширить относительно минимальных требований или ограничиться минимально необходимым уровнем.
Содержание раздела «Общие положения»
Этот раздел должностной инструкции обычно содержит следующую информацию:
- Название должности и категорию.
- Требования к квалификации, включая уровень образования, иногда — специализацию и направление образования, необходимый стаж.
- Процедура назначения на должность (принятие на работу).
- Подчинение сотрудника.
- Задачи, возложенные на сотрудника.
- Документы, которыми должен руководствоваться сотрудник при выполнении своих обязанностей.
- При необходимости в раздел можно включить дополнительные условия, касающиеся деятельности сотрудника.
Содержание раздела «Должностные обязанности»
Перечисляют обязанности сотрудника в соответствии с Единым квалификационным справочником и потребностями нанимателя. Помимо трудовых функций, в должностные обязанности также включаются соблюдение требований по охране труда и пожарной безопасности. Для руководителей в должностных инструкциях предусматривают:
- Обязанность создавать безопасные условия труда для подчиненных.
- Обязанность контроля за соблюдением подчиненными требований по охране труда и пожарной безопасности.
Для сотрудников, которые работают с персональными данными, нужно прописать в должностной инструкции обязанность соблюдать установленный порядок обработки персональных данных.
Содержание раздела «Права сотрудника»
Перечисляют права, которыми пользуется сотрудник, выполняя свои трудовые обязанности.
Содержание раздела «Взаимоотношения (связи по должности)»
Описывают процессы взаимодействия сотрудника с руководителем, коллегами, другими подразделениями, клиентами.
Содержание раздела «Оценка работы и ответственность»
Этот раздел должностной инструкции содержит процедуру оценки результатов работы сотрудника и его ответственность за невыполнение трудовых обязанностей. В этот раздел можно включить меры ответственности за нарушение сотрудником режима коммерческой тайны, установленного в компании, за ущерб, причиненный нанимателю.
Данный раздел связан с разделом «Должностные обязанности», так как работодатель может привлекать сотрудника к ответственности за неисполнение должностных обязанностей, перечисленных в этом разделе.
Определение должностных обязанностей
Важно определить должностные обязанности сотрудника так, чтобы ему были понятны процессы, в которых он задействован и за которые отвечает.
Содержание трудовых обязанностей сотрудника обычно должно соответствовать квалификационной характеристике должности этого сотрудника, которая определена в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (ЕКСД).
Можно ли включить в одну должностную инструкцию обязанности по нескольким должностям
В должностную инструкцию по одной должности можно включить обязанности, предусмотренные в ЕКСД для нескольких должностей, при соблюдении следующих условий:
- Выполняемые работы близки по содержанию.
- Выполняемые работы равны по сложности.
- Работы соответствуют квалификации сотрудника без необходимости изменения квалификации.
В этом случае сотрудник будет фактически выполнять обязанности нескольких должностей, но без доплаты за совмещение и без отдельного согласия.
Нанимателю часто проще обновить обязанности сотрудника и включить в них расширенный функционал после того, как образовалась вакансия, так как нет необходимости в этом случае получать согласие сотрудника.
Пошаговый процесс разработки должностной инструкции
Обычно компания сама готовит должностные инструкции или поручает их составлению сторонним специалистам – внешним экспертам. В любом случае должностную инструкцию согласовывают руководители заинтересованных подразделений компании и утверждает руководитель компании. Рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за организацию процесса разработки, утверждения и принятия должностных инструкций.
Это может быть линейный менеджер или другой сотрудник.
Шаг 1. Разработка проекта
Поручить разработку проекта должностной инструкции можно:
- Руководителю подразделения, в которое требуется специалист с определенным функционалом.
- Сотруднику, который работает с кадровой документацией.
- Внешнему эксперту.
Шаг 2. Согласование текста
После составления проекта должностной инструкции проект отправляют на согласование заинтересованным специалистам и руководителям компании:
- Cпециалисту или отделу по охране труда.
- Юристу.
- Руководителю подразделения, для сотрудников которого разрабатывается должностная инструкция.
Каждый из тех, кто согласовывает текст, может оставить свои уточнения и замечания. Далее автор приводит текст инструкции в соответствие с замечаниями или консультирует относительно верности текста и создает окончательный вариант, который согласовывают все заинтересованные.
Шаг 3. Утверждение
Утверждает должностную инструкцию руководитель компании, которому направляет должностную инструкцию менеджер, ответственный за процесс разработки должностных инструкций. Руководитель утверждает документ на первой странице в правом верхнем углу. Оформляет обычно гриф утверждения менеджер, руководитель знакомится с текстом и проставляет свою подпись и дату в грифе утверждения.
Шаг 4. Регистрация и хранение должностной инструкции
Обычно должностные инструкции регистрируют в журнале регистрации должностных инструкций. Форму этого журнала разрабатывает ответственное лицо компании. После утверждения должностная инструкция храниться 50 лет. Хранить ее можно у менеджера, ответственного за процесс разработки и утверждения должностных инструкций или в кадровой службе или в подразделении, для работников которого разработаны должностные инструкции.
Мы здесь, чтобы помочь
Если вы свяжетесь с нами по электронной почте, мы гарантируем, что вы получите ответ от нас в течение 2 (двух) часов в любой рабочий день и в течение 6 (шести) часов в любой другой день (праздничные дни и т. д.).